שאלות & תשובות – חשבוניות ישראל

החל מה-1 בינואר 2024 בהתאם ל"בקשת הספק" – תנפיק רשות המסים לעוסקים מספרי הקצאה לחשבוניות מס. מבחינת הלקוח בעסקה, קיום מספר הקצאה על גבי חשבוניות המס הינו תנאי בסיסי לניכוי מס התשומות מכל חשבוניות מס שסכומה לפני מע"מ גבוה מהתקרה שנקבעה בחוק (לשנת 2024 – 25 אלף ₪ ובהמשך תרד התקרה עד לרמה של 5,000 ₪). מבחינת הספק בעסקה, במהלך שנת 2024 כל בקשה למספר הקצאה לכל חשבוניות מס תיענה אוטומטית בחיוב. בהמשך, ייבחנו הבקשות בהתאם לקריטריונים שנקבעו על מנת להבטיח כי מדובר בעסקת אמת.

המושג פיילוט אינו קיים בחוק, ולפיכך יודגש כי שנת 2024 אינה שנת פיילוט אלא שנה בתפעול מלא על כלל העוסקים. הייחוד בשנה זו הינה העובדה כי בשנת 2024 כל בקשה להקצאה תיענה אוטומטית בחיוב.

ניתן לבקש מספר הקצאה באחת משתי הדרכים הבאות:

באמצעות תוכנת הנהלת החשבונות:
הפעולה תתבצע אוטומטית מהתוכנה, במהלך הרגיל של הפקת חשבונית המס, ובתנאי שהספק משתמש בגרסה עדכנית של תכנת הנהלת חשבונות שקיבל/רכש מבית התכנה. ממפיק החשבונית לא נדרש כל שינוי התנהלות לעומת המצב טרם החוק.

בקשה שמוגשת עצמאית דרך יישום ייעודי שפותח ברשות המסים:
לאחר הזדהות ליישום, יש לכלול בבקשת ההקצאה את: מספר העוסק מורשה של הלקוח, הסכום לפני מע"מ, סכום המע"מ ומספר החשבונית עליה יירשם מספר ההקצאה. להחלטת מפיק החשבונית – ניתן לציין גם את פרטי העסקה.
מספר ההקצאה יינתן רק כאשר נתוני החשבונית "תקינים" כהגדרתם בדיווח המפורט (תאריך תקין, ספרת ביקורת של הלקוח, וכד').

כל אדם (בגיר) שקיבל במערכת הרשאות חדשה הרשאה מהעוסק עצמו* לנושא "חשבוניות ישראל", רשאי לבקש מספר הקצאה.

על מנת לתת ולקבל הרשאה, העוסק והמוסמך מטעמו חייבים להירשם לאזור האישי (רישום חד פעמי באמצעות המערכת לרישום לקוח לשירותים דיגיטליים), ובמידה והעוסק רוצה לתת הרשאה לאחרים – להוציא חשבונית מס, עליו לוודא שגם הם נרשמו לאזור האישי. לאחר רישום לאזור האישי, מתן ההרשאות מתבצע בהרשאות לפעולות דיגיטליות.

העוסק יוכל לתת למוסמך הרשאה לנושאים שיבחר, והמוסמך יידרש לאשר שהוא אכן "מסכים" לבצע את הפעולות. בכל עת, גם העוסק וגם מי שהוסמך מטעמו יכולים לבטל את ההרשאה. ההרשאה הינה לתקופה שיקבע העוסק, ושבועיים טרם פקיעתה, העוסק והמוסמך מטעמו יקבלו תזכורת לחידושה.

בחודש 1/2024 הושק שירות חדש שמאפשר למייצג להגדיר "מורשה על" על סמך הצהרת עו"ד. השירות מתואר בקישור זה ונועד לכל המקרים בהם הדירקטור לא מצליח לבצע צימוד בינו לבין החברה. (עודכן 2/2024)

מובהר כי האחריות לביצוע הפעולות – נותרת תמיד על העוסק.

* העוסק: בחברה – הדירקטורים הרשומים, בשותפות – השותף הנציג, באיחודי עוסקים – הדירקטורים בכל חברה באיחוד.

יישומי חשבוניות ישראל יפעלו באמצעות מערכת ההזדהות החדשה או באמצעות כרטיס "חכם", אך לא עם סיסמת מע"מ הרגילה, הכרטיס החכם יסייע בהליך הרישום לאזור האישי (עודכן 2/24).

לאחר שבתי התכנה יפיצו לעוסקים גרסה עדכנית, מספר ההקצאה יודפס / יירשם על גבי חשבונית המס תחת כותרת "מספר הקצאה:" וזאת בנוסף למספר האסמכתא ה"רגיל".

הלקוח יוכל לוודא שמספר ההקצאה שעל החשבונית אכן הוקצה ע"י מע"מ, בכניסה בהזדהות ליישום ייעודי ששע"ם העמיד לרשות העוסקים במהלך חודש 11/2023. רק העוסק (כלקוח) ומי שקיבל הרשאה מטעמו יוכלו לראות חשבוניות שהספק הוציא עבור אותו לקוח בלבד.

מספר ההקצאה (9 ספרות) יופיע ע"ג החשבונית, רצוי מתחת למספר האסמכתא, לבחירת העוסק: בעמוד הראשון או בכל העמודים.

מספר ההקצאה הינו רנדומלי (ללא ספרת ביקורת) ומייד עם קבלתו אצל הספק, יופיע גם באזור האישי של הלקוח.

בחודש 11/2023 הושק השירות לבקשת ואימות מספר הקצאה, מי שקיבל הרשאה במערכת ההרשאות יכול להתנסות בשירות זה. (עודכן 2/24).

מספר ההקצאה רלוונטי אך ורק למסמך מסוג חשבוניות מס, ואינו רלוונטי לחשבונית עסקה או לכל מסמך שאינו חשבונית מס – הן לצורך ניכוי מס תשומות, וכפועל יוצא להגשת בקשה למספר הקצאה.

רק תשומה המבוססת על מסמך מסוג חשבונית מס שנושאת תאריך מאוחר מיום 31.3.2024 חייבת לכלול מספר הקצאה. (עודכן ב-11.23) .

חשבונית עצמית "נחלקת" לשני סוגים:

1. לחשבונית עצמית "רגילה" שאינה קשורה לחוק החדש – אין צורך במספר הקצאה.
2. החל משנת 2025, במקרים מסוימים רשות המסים תאפשר לספק לבחור בחלופת "היפוך חיוב" ולהעביר את חבות המע"מ בעסקה ללקוח. במקרה כזה, יוציא הספק ללקוח חשבונית עם מע"מ בשיעור 0% הכוללת מספר הקצאה, והלקוח יוציא חשבונית עצמית וידווח בדוח המפורט את מספר ההקצאה שנכלל ע"ג חשבונית ה"אפס" שקיבל מהספק.

ככלל – אין צורך לבקש מספר הקצאה עבור זיכוי בכל סכום ומכל סיבה, ואין צורך לכלול את החשבונית המבוטלת ואת הזיכוי בדיווח המפורט. אולם, במידה והספק בחר לכלול את החשבונית והזיכוי בקובץ הדוח המפורט, מומלץ שבשורת הדיווח של הזיכוי בקובץ – ייכלל מספר ההקצאה שהתקבל עבור החשבונית שבוטלה.

ככל שמספר ההקצאה הופק ביישום האינטרנטי (לא דרך API / התכנה), והסתבר שהוא שגוי, בשלב זה אין אפשרות לבצע פעולת ביטול, ופשוט לא להשתמש בו.

יודגש כי למרות האמור במסמך ליצרני התכנה, אין צורך במספר הקצאה לזיכוי. (עודכן ב-11.23).

יחד עם זאת, אם תוגש בקשה למספר הקצאה לזיכוי בכל סכום ומכל לסיבה, כמו גם בקשה למספר הקצאה בסכום נמוך מהנדרש בחוק, או ללקוח "פרטי" –  שע"ם יחזיר מספר הקצאה (עודכן 2/24).

ניתן להגיש בקשה למספר הקצאה עד שנה לאחר תאריך החשבונית, אולם עד קבלת מספר זה – הלקוח לא יוכל להזדכות על המע"מ.
ככל ומדובר בחשבונית מפנקס, הלקוח יקבל מהספק את מספר ההקצאה בכל דרך שיבחר – מייל, טלפון או דרך היישום, וירשום את המספר ע"ג חשבונית המקור שקיבל מהספק.
ככל שהספק שולח ללקוח העתק לחשבונית ממוחשבת, מלבד הוספת מספר ההקצאה וכותרת "העתק" – הספק לא ישנה את מסמך חשבונית המקור. הספק מורשה להוסיף לרשומת החשבונית בקובץ הקבוע את שדה מספר ההקצאה.
אין להוציא מסמך מקור חדש הכולל את מספר ההקצאה אלא להפיק העתק שיכלול גם את מספר ההקצאה.
הלקוח נדרש לשמור הן את מסמך המקור והן את מסמך ההעתק. (עודכן ב-11.23).

כן, בכפוף לסכום העסקה כקבוע בחוק (עודכן 2/24).

כל חברה באיחוד שמפיקה חשבונית מס, חייבת בקבלת מספר הקצאה באופן פרטני מהנהלת החשבונות שלה.

בעסקאות עם חברות "אחיות" בתוך האיחוד, כאשר התשומה מותרות בקיזוז חלקי, נדרש מספר הקצאה על מנת לקזז את המע"מ. אין מניעה לבקש מספר הקצאה גם עבור עסקאות המותרות בקיזוז מלא או שאינן מותרות בקיזוז כלל.

הסימולטור תוכנן לבדוק גם את התאמת מספר ההקצאה שבדוח הלקוח – אל מול הנתונים שנקלטו בשע"ם מדיווח הספקים.

על מנת לבצע את הבדיקה, יש לבצע "שידור ללא קליטה" של קובץ 874PCN  (עודכן 2/24).

להלן קישור לכלל מסמכי ההנחיות אל יצרני התכנה.

יש לפעול בהתאם להנחיות הכלולות במסמך ליצרני התוכנה והקישורים הכלולים בו.

בדוח המפורט, מספר ההקצאה ייכלל בשדה הייעודי "עתידי" שאופיין לצורך זה כבר בשנת 2010 (עד שנת 2023 השדה מכיל 9 אפסים), ההנחיות המדויקות – בהתאם לאמור במסמך ליצרני התוכנה.

הלקוח חייב לכלול את מספרי ההקצאה בכל תשומה שנדרשת בגין חשבונית שסכום המע"מ גבוה מהתקרה שנקבעה בחוק (4,250 ₪ לשנת 2024) – זהו תנאי בסיסי לקבלת הקובץ כתקין.

בהתאם לחוק – הספק חייב לכלול את מספרי ההקצאה בדיווח העסקאות.

למרות האמור לעיל, על מנת להקל על ציבור העוסקים, הוחלט כי קובץ 874PCN המתייחס

לתקופות 4-9/2024, ייקלט גם ללא ציון מספר ההקצאה הן בעסקאות והן בתשומות, ובלבד ששאר השדות שנכללים בקובץ תואמים במדויק את הערכים שעל גבי חשבוניות המקור (תאריך, אסמכתא, ספק, סכום). (עודכן ב-2.24).

בדוח המפורט של הלקוח – מספר ההקצאה ופרטי החשבונית (זיהוי הצדדים לעסקה, האסמכתא וכד') חייבים להיות זהים לפרטים שנמסרו ע"י הספק, למעט הערך בשדה המע"מ שיכול להיות נמוך מהערך שדיווח הספק.

פניות לקבלת מספר הקצאה עבור חשבונית המונפקת לכל מי שאינו עוסק יתקבלו, ובלבד שמספר ההזדהות של הלקוח (מספר עמותה, מספר זהות) הינו תקין.

יצרני התוכנה הוזמנו לפתח יישום באמצעותו יוכל מנהל החשבונות של הלקוח להזין אך ורק את סוג התנועה ואת מספר ההקצאה שעל חשבונית הספק, וכל שאר נתוני הכותרת בחשבונית יקלטו בפקודת היומן (לרבות תאריך החשבונית, סכום ההוצאה, סכום המע"מ, מספר האסמכתא וכד').

יש להתעדכן אצל יצרן התוכנה לגבי ההפעלה של יישום זה.

גם חברות אלו נדרשות לבצע ההתאמות.

גם חברות אלו נדרשות לבצע ההתאמות.

מאחר והלקוח לא יכול לנכות מס תשומות ללא מספר הקצאה, ולא יכול לוודא האם ספק זה או אחר קיבל הקלה, הרי שבמועד הפעלת החוק כל ספק המפיק חשבוניות שחייבות מספר הקצאה, חייב להיות מסוגל לבקש מספר הקצאה. נזכיר כי ניתן לבקש מספר הקצאה באחת החלופות:
א.    באמצעות תכנת הנהלת החשבונות
ב.    באמצעות היישום באזור האישי
ג.    באמצעות חברות "תווכה" שיודעות לקבל הרשאה מהעסק, ולבקש בשמו מספרי הקצאה.

בשל מלחמת חרבות ברזל, רשות המסים הודיעה לציבור כי חשבוניות שנושאות תאריך 1.1.2024 עד 31.3.2024 יוכרו כתשומה גם ללא מספר הקצאה, ולפיכך ספק שטרם סיים להיערך למהלך, יהיה פטור מלבקש מספר הקצאה, ואינו חייב להודיע על כך לרשות המסים או ללקוחותיו. (עודכן ב-11.23).

בשנת 2024 כל חשבוניות המס יקבלו מספר הקצאה אוטומטית.

מספר ההקצאה יינתן מיידית, בדומה לזמני התגובה המתקבלים מחברות האשראי.

בשלב זה הבדיקה תתאפשר ברמת חשבונית בודדת. במהלך שנת 2024 – בהתאם לסדרי העדיפויות, שע"ם מתכנן להעמיד אפשרות להפקת קובץ חשבוניות שהספקים דיווחו, כך שניתן יהיה לבצע בדיקות "תקינות" מספרי ההקצאה לרשימת חשבוניות ספקים – מחוץ למערכת של שע"ם. בשלב זה ניתן לבצע בדיקה על קבוצת חשבונית תשומה כמפורט בשאלה 13. (עודכן 2/24).

גם אם מסמך חשבון עסקה/פרופורמה טרם כלול בהוראות ניהול פנקסים, הלכה למעשה המסמך כלול במרבית התוכנות, כמסמך "תקני" – על מנת שהספק והלקוח ידעו את תנאי העסקה. לפיכך – מסמך זה ישמש כמסמך מקדים, שיאפשר ללקוח לקבל "אישור הקצאה" – וודאות עקרונית לקבלת מספרי הקצאה עבור חשבוניות מס בגין אותה עסקה – גם טרם ביצוע התשלום.

ככל שהצדדים לעסקה "מוכרים" זה לזה, ואין חשש לאמינות הספק, יתכן והלקוח לא ידרוש "אישור הקצאה" למסמך מקדים.

ככל וסכום החשבונית בגין מסמך מקדים נמוך מהסכום הנקוב באישור ההקצאה המתייחס לאותו מסמך, ואף גבוה עד 5% מהסכום המקורי, הרי שהחשבונית תקבל מספר הקצאה.

יצרני התכנה הונחו כי עבור כל חשבונית מס שתופק בגין אותו מסמך מקדים תוגש בקשה נפרדת להקצאת מספר הקצאה הכוללת את מספר ה invoice_id ששודר במסגרת הבקשה לאישור הקצאה בגין אותו מסמך מקדים. ככל שהסך הכספי המצטבר של חשבוניות המס בגין אותו מסמך מקדים נמוך מהסכום המקורי שנקוב באישור ההקצאה, הרי שיינתן עבורן מספר הקצאה.

לשנת 2024 – חשבונית תקינה הינה חשבונית שעברה בדיקות לוגיות לפי הנדרש בדיווח המפורט.

בשנים הבאות יופעלו בדיקות "פרטניות" לכל חשבונית בנפרד, עפ"י אלגוריתם פרטני לכל עוסק שיעודכן מעת לעת, ולא יפורסם לציבור.

חשבונית הנושאת תאריך מאוחר מיום 31.3.2024 שחייבת מספר הקצאה ואינה כוללת אותו – אסורה בניכוי כתשומה, ולפיכך במקרה כזה, הדיווח המפורט לא ייקלט, עד השמטת אותה התשומה מהקובץ.
ניכוי מס תשומות על סמך חשבונית מס ללא מספר הקצאה הינו עבירה על חוק מע"מ. (עודכן ב-11.23).

לנושא "חשבוניות ישראל" שדות אלו הינם שדות רשות. בעתיד, ליישומים אחרים שיפותחו בעתיד, יתכן ושדות אלו יהיו שדות חובה.

קיימת מגבלה של עד כ 400 שורות.

הרישום לרשימת הדיוור הינו באמצעות אתר רשות המסים – רישום לרשימות הדיוור של רשות המסים.

ניתן לפנות בשאלות במייל : invoices@taxes.gov.il , ולנושאים טכנולוגיים בלבד שאינם נכללים בקישור זה, יש לפנות למייל זה: APISupport@taxes.gov.il

המערכת תוכננה כך שתאפשר גם לעוסקים שמנהלים ספרים בחו"ל לקבל מספרי הקצאה.

השרות קיים בפורטל המפתחים ובמסמך ליצרני התכנה, ראו Multiapproval (עודכן 2/24).

ההזדהות מבוצעת באמצעות Token שנשתל בתכנה עצמה, אשר אותו יש לחדש בכל מספר חודשים, בהתאם למסמך יצרני התוכנה. ככל שהעוסק מפיק חשבוניות באופן "ממוכן" – תהליך אוטומטי של חיוב (ללא מגע יד אדם), הרי שניתן להסתפק להפעיל תוקן אירגוני אחד, אולם ככל שהחשבוניות מופקות ע"י מספר אנשים (מנהלי חשבונות), הרי שכל אדם המפיק חשבונית חייב תוקן על שמו שיותקן בהתאם להנחיות יצרן התוכנה (עודכן 2/24).

אין צורך לבקש מספר הקצאה למסמך הביטול.

לא ניתן לקבל מספר הקצאה עבור חשבונית מס אחת שמתייחסת למספר דרישות תשלום, זו תהיה "בקשה חדשה".

לא.

ניתן לבקש מספר הקצאה עבור חשבונית שנושאת תאריך עד 30 ימים מאוחר ממועד הפנייה, וכן בקשה בדיעבד עבור חשבונית שיצאה שנה טרם הפנייה. (עודכן ב-11.23).

ככל ומלכ"ר / מוסד כספי אינו מקזז את התשומה – אין צורך במספר הקצאה, הספק לא נדרש לבקש עבורו מספר הקצאה. במידה ומלכ"ר/מוסד בנקאי קיבל חשבונית עם מספר הקצאה, הוא אינו חייב לכלול את מספר ההקצאה במסגרת הדוח המפורט 874PCN.

יחד עם זאת, כאשר מקזזים לפי סעיף 43א תשומה שהתקבלה מעוסק (למשל במכירת נדל"ן שנרכש מעוסק / עבר השבחה) – לגבי תשומות שנושאות תאריך מוקדם מיום 1.4.2024 – הן אינן נדרשות למספר הקצאה והן יקוזזו כפי שקוזזו במסגרת עסקת האקראי (יודגש כי עסקת האקראי עצמה אינה דורשת מספר הקצאה).

תשומות  שהתקבלו מעוסק שנושאות תאריך החל מיום תחולת החוק בפועל ויקוזזו במסגרת סעיף 43א ידרשו למספר הקצאה גם בעסקת אקראי, למעט תשומות שהינן מסמך אחר או חשבונית עצמית שאינן נדרשות למספר הקצאה גם בשנת 2024.

כלומר רק חשבונית שתתקבל מעוסק והמלכ"ר יבקש לקזז אותה בעתיד במסגרת סעיף 43א וסכומה עומד בדרישות החוק, (25,000 בשנת 2024), תידרש לקבל מספר הקצאה. מדובר על חשבוניות שנושאות תאריך החל מיום 1.4.2024. (עודכן ב-11.23).

בשלב זה ההנחיה היא להמשיך ולהיערך לכך טכנולוגית.

יובהר כי בחוק לא הוגדר מושג זה, אלא נקבע כי רק בעת כשל משמעותי של שע"ם, מע"מ יאפשר לנכות מס תשומות גם ללא מספר הקצאה.

יודגש כי הרעיון להקצות מספרי החירום כוון מראש אר ורק לכשל טכנולוגי של שע"מ ולא לתקלת תקשורת מקומית.

בכל מקרה של כשל "מקומי" – עומדות לרשות מוציא החשבונית 3 חלופות:

1. לבקש מספר הקצאה באמצעות היישום  העצמאי.
2. להמתין במסגרת הזמן המותר בחוק (עד 14 יום מיום החיוב במס) עד תיקון הכשל, ורק אז להוציא חשבונית.
3. להוציא את החשבונית ללא מספר הקצאה, ולבקש מספר הקצאה בדיעבד כאשר יתוקן הכשל.

•    נזכיר כי ישנה אפשרת  לקבל מספרי הקצאה עבור מקבץ חשבוניות, כך שאפשר להעביר את הבקשה בצורה מרוכזת.

יובהר כי בשנת 2024 כל בקשה להקצאה תקבל מספר. (עודכן ב-11.23).

מאחר והרשות תפעיל על כל חשבונית מבחנים שונים ובדיקות המבוססות על פרטי העסקה, ומאחר והלקוח יבקש לאמת באמצעות האזור האישי שאכן מספר ההקצאה המופיע ע"ג החשבונית הונפק ע"י רשות המסים ומתייחס לאותה חשבונית, הרי שאין אפשרות לתת מספרים "מראש", אלא לכל עסקה/צבר עסקאות. (עודכן ב-11.23).

מאחר והעסקה המתוארת כוללת רכיב שירות/עמלה החייב במע"מ, וערך המע"מ בחשבונית קטן מסך של 4,250 ₪ = 25,000 X 17% (לשנת 2024), הרי שאין חובה לפנות לקבלת מספר הקצאה בגין אותה עסקה, והלקוח שמקבל כזו חשבונית, אינו נדרש למספר הקצאה לצורך ניכוי מס תשומות.

יחד עם זאת, ככל ואתם משתמשים בתכנה שערוכה לתהליך, מומלץ "להגיש בקשה" ולקבל מספר הקצאה על כל החשבוניות, ובכך ליצור אחידות בתהליך.

תשובה זו תקפה גם עבור עוסקים אחרים המתנהלים באופן דומה, כגון עורכי דין, סוחרי רכב וכד'. (עודכן ב-11.23).

מאחר והודעת חיוב מקטינה את דרישת מס התשומות, אין לבקש עבורה מספר הקצאה. יודגש כי מסמך זה יצא מספר החוקים הנוגע למע"מ (הוראות ניהול פנקסים), והספק חייב להוציא הודעת זיכוי לצורך הקטנת מס העסקאות, בהתאם להנחיות בחקיקה. (עודכן ב-11.23).

ככל שמדובר בסירוב למספר הקצאה בנסיבות טכניות, הספק יקבל על כך אינדיקציה (והפנייה אל יצרן התכנה שלו). לשנת 2024 סירוב יכול להתקיים אך ורק בשל נסיבות טכניות.

ככל שמדובר בסירוב "מהותי" (שאינו טכני) בשנת 2025 ואילך – מאחר ומערכת הערכת הסיכונים של הרשות אינה מפורסמת, ומשתנה מעת לעת, לא יימסר לספק מידע חסוי. יעמדו בידיו מספר חלופות להמשך העסקה ללא מספר הקצאה, וכן האפשרות לטעון את טענותיו בפני חדר בקרה שהוקם לטובת נושא זה.

בהקשר זה, יודגש כי חשבונית ללא מספר הקצאה תודפס "כרגיל", כאשר בהמשך לכותרת "מספר הקצאה:" – לא יצוין דבר, שהרי אין מספר.    (עודכן ב-11.23).

הקריטריון לבקשת מספר הקצאה ודיווח בדוח המפורט הינו סכום המע"מ כנגזרת של הסכום הקבוע בחוק. למשל, לשנת 2024 נדרש מספר הקצאה רק כאשר סכום המע"מ גבוה מ 4,250 ₪ (עודכן 2/24).

ניתן להוריד מצגות הסבר בקישור זה, ולעיין בשאלות נוספות בקישור זה (עודכן 2/24).